江苏自考公文写作与处理章节复习资料（49）

第十二章 公文的整理(立卷)与归档

1.归档文件整理是指“将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。”《规则》还规定它的适用范围是各级机关、团体和其他社会组织。2000 年 12 月 6 日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》。

2.归档文件整理工作的意义

(1)归档文件整理能够保持文件之间的有机联系，便于文件的查找利用。

(2)归档文件整理可以维护文件的完整与完全，也便于文件的保管。

(3)归档文件整理为档案工作奠定了基础。文件的整理( 立卷)既是公文处理工作的最后一道程序，又是档案工作的起点。

3.公文整理(立卷)环节的选择，亦即选择立卷地点，是指机关的公文整理

(立卷)工作究竟放在机关的哪一层，或者机关的哪些机构、单位，由谁来负责整理(立卷)的问题。

4.正确选择立卷环节的原则：必须认真进行调查研究，根据各机关的不同情况来确定，总的原则是把整理(立卷)的环节设在最能掌握文件形成和处理情况的地方，以便于平时文件的整理，提高整理工作质量和机关工作效率。

5.各类机关单位对公文立卷环节的选择一般应与机关文书处理工作的组织形式相适应，可采用集中式、分散式或集中与分散相结合的形式。

(1)对一些比较小的机关或基层单位来说，可以考虑采用集中式，即由机关的办公室或者秘书室来负责集中进行整理(立卷)的工作;

(2)对一些中等机关或者大机关来说，可以根据机关驻地的远近、业务分工、文件数量和文书工作组织等方面的情况，可采取分散式或者部分集中、部分分散立卷的方法。

(3)对财会、人事、信访、保卫等业务性质具有特殊性的组织机构来说，就可以考虑由他们自己来单独进行整理(立卷);

(4)要恰当地选择和确定立卷人员。最好是考虑选择担任内收发、运转、催办等工作的文书工作人员为好。