江苏自考公文写作与处理章节复习资料（50）

第十二章 公文的整理(立卷)与归档

6.文书立卷的范围，也就是文件材料归档的范围。是指凡是本机关工作活动中所形成的已经办理完毕的，具有一定查考利用价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录、本机关编印的出版物原稿， 以及图表、簿册、声像材料等文件材料，都必须进行整理归档，都属于公文整理(立卷)与归档的范围之内。掌握公文整理(立卷)的范围要抓住反映本机关工作活动和具有查考利用价值这两个主要条件。

7.国家规定必须整理归档的上级机关文件材料范围

(1)上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料;

(2)上级机关发来的与本机关主管业务有关并要执行的文件材料，如决议、决定、指示、命令、重要通知、通报、条例、规定等;

(3)上级机关领导视察、检查本地区、本机关工作时的重要指示、题词、照片以及有保存价值的声像材料等;

(4)上级机关转发本机关的文件以及本机关代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印制本。

8.归档文件是指立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的各种纸质文件材料。这一含义可从以下方面来理解：

(1)指出了归档文件的来源和范围。

(2)应予归档的文件必须是办理完毕的文件，正在办理的文件还不能归档。这里说的“办理完毕”并不是说文件内容所说的事情已经办理完毕， 而是指在公文处理程序上已经办理完毕。

(3)应予归档的文件必须是能作为文书档案保存的各种纸质文件材料。

9.“件”指归档文件的整理单位。把“件”作为归档文件整理的基本单位的出发点是检索的实际需要及减轻立卷工作量。

10.归档文件整理的基本原则

(1)遵循文件形成的规律，保持文件之间的有机联系。

(2)区分文件的不同保存价值，文件的保存价值是由文件本身固有的内在的各种因素决定的，文件内容的重要程度不同，所起的作用不同， 保存价值也就不同。

(3)便于保管和利用，是归档文件整理的根本目的，也是衡量归档文件整理质量的重要标准。